A medida que nos acercamos a nuestra primera reunión híbrida en más de dos años, me gustaría ponerlos al tanto de los preparativos técnicos de la organización de la ICANN para la reunión ICANN74 que tendrá lugar en La Haya, Países Bajos. Si bien estamos entusiasmados de ofrecerle a la comunidad la oportunidad de reunirse en persona, también nos entusiasma seguir aplicando los valiosos aprendizajes de nuestras reuniones virtuales. De esta manera, podremos ofrecer la mejor experiencia posible para los participantes presenciales y remotos. A continuación, les presento los aspectos más importantes del trabajo que venimos realizando para retomar las reuniones en formato híbrido y las novedades para los participantes:
- Nuestro equipamiento técnico de última generación ya se encuentra en los Países Bajos.
- Incluye una variedad de elementos, como equipos de red, sistemas de micrófonos para interpretación de conferencias, sistemas de cámaras, equipo para participación e inscripción remota y regletas universales.
- Los equipos de Servicios Técnicos para Reuniones, Operaciones Globales de Reuniones, Operaciones de Seguridad y el personal de la organización de la ICANN tuvieron la oportunidad de conectar, actualizar y probar el equipamiento técnico antes de su envío. También se realizaron pruebas técnicas del formato híbrido que se utilizará en la reunión.
- El equipamiento llegará a la sede del evento, World Forum The Hague, el 5 de junio. Como próximo paso, los distintos equipos de nuestro personal configurarán la red de reuniones de la ICANN e instalarán los equipos necesarios para la participación, habilitarán el Centro de Salud y Seguridad y armarán los puestos para que los participantes confirmen su inscripción e impriman sus credenciales. La inscripción espontánea no será posible durante la reunión ICANN74.
- La tecnología que empleamos no cambiará cuando pasemos al formato híbrido en nuestras reuniones. Lo que sí cambiará es la manera en que utilizamos estas plataformas.
- Zoom será fundamental para conectar a los participantes que se encuentren físicamente en La Haya con los participantes remotos.
- Todos los participantes, independientemente de su ubicación física, deben conectarse a Zoom para aguardar a que se les otorgue la palabra y utilizar las funciones del chat.
- La función "levantar la mano" en Zoom nos permitirá formar una sola fila para tomar la palabra. De esta manera, ofreceremos una experiencia más equitativa durante la reunión.
- En aras de la transparencia, todos los participantes deben utilizar su nombre completo (nombre y apellido) para conectarse a las sesiones de Zoom.
- Publicaremos guías de participación actualizadas para los participantes presenciales y remotos.
- También hemos implementado nuevos protocolos de limpieza para los micrófonos y equipos audiovisuales en las salas.
La transición a las reuniones virtuales hace más de dos años nos dio la oportunidad de seguir innovando y mejorar nuestras reuniones como comunidad global. Desde entonces, hemos mejorado notablemente la experiencia durante las reuniones para los participantes de todo el mundo. Estamos entusiasmados de combinar el conocimiento adquirido durante las reuniones virtuales con la opción de la participación presencial para que todos los participantes tengan una experiencia más inclusiva y equitativa durante la reunión ICANN74.
