Préparer une réunion de l'ICANN n'est pas pour les timides. C'est un marathon de six jours et de plus de 300 sessions, avec des milliers de participants sur place et à distance. Un tel événement nécessite une petite armée de spécialistes techniques et logistiques. Après plus de 52 réunions, les équipes chargées de l'organisation et des services techniques et linguistiques des réunions de l'ICANN représentent une machine bien huilée, efficace et expérimentée.
Avec trois réunions par an, ces équipes peuvent appliquer les leçons tirées de chacun de ces événements, mais comme le dit Josh Baulch, spécialiste des services techniques, à chaque endroit sa spécificité : « L'objectif consiste à travailler avec l'infrastructure sur place et à la rendre compatible avec notre équipement. » Cory Schruth, qui dirige les 21 membres des services techniques, aime les défis que représente chaque nouvelle réunion.
Nancy Lupiano, responsable de l'équipe chargée de l'organisation avec plus de 20 réunions de l'ICANN à son actif, estime que la clé est la collaboration entre les groupes de soutien des trois équipes : « Nous mettons tout en œuvre pour faire en sorte qu'une réunion comme celle-ci se déroule avec le moins d'accrocs possible. Nos équipes sont debout à 5 h du matin, parfois plus tôt, avant le début de la réunion, et sont les dernières à partir, pour veiller à ce que tout se passe en douceur pour nous tous. »
Tanzanica King, responsable de la stratégie et de la conception des réunions, a la tâche considérable de préparer un programme de plus de 300 sessions : « C'est comme un énorme Rubik's cube. À chaque fois qu'on fait un changement, cela a des conséquences sur chaque autre pièce. Mon travail consiste à combiner correctement toutes ces sessions. »
Christina Rodriguez, responsable des services linguistiques, est chargée de fournir des services d'interprétation pour 70 à 90 sessions par réunion, ainsi que des services de retranscription. Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes de Nancy Lupiano et Cory Schruth : « Nous avons une équipe de 40 interprètes qui viennent du monde entier pour travailler avec nous pour chaque réunion de l'ICANN. Le multilinguisme rapproche les communautés et l'ICANN souhaite promouvoir activement la liberté des membres de sa communauté de parler et d'écrire dans leur propre langue. En tant que membre de ce groupe, je peux vous assurer qu'avec les équipes chargées de l'organisation et des services techniques, nous ne pourrions pas mener à bien cette mission colossale si nous ne travaillions pas comme une grande équipe homogène. »
La 52e réunion de l'ICANN survient à un moment intéressant pour l'équipe chargée de l'organisation. Nick Tomasso, vice-président des opérations relatives aux réunions de l'ICANN, et Tanzanica King s'apprêtent à lancer la nouvelle stratégie des réunions, élaborée par le Groupe de travail sur la stratégie des réunions et approuvée par le Conseil d'administration de l'ICANN en novembre 2014. Elle sera pleinement mise en œuvre en 2016.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2014-11-17-en
Les réunions de l'ICANN en chiffres (source : 50e réunion de l'ICANN)
6,5 km de câbles
2 km de rallonges
3 800 kg d'équipement
2,5 km de ruban adhésif
240 micros
100 ordinateurs
4766 utilisateurs à distance
3115 participants sur place
4,20 Tb de largeur de bande reçue