Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 8 avril 2020

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN s’est tenue par voie téléphonique le 8 avril 2020 à 19h00 UTC.

Le président du Conseil d’administration, Maarten Botterman, a ouvert la séance.

Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Becky Burr, Ron da Silva, Sarah Deutsch, Chris Disspain, Avri Doria, Rafael Lito Ibarra, Danko Jevtović, Göran Marby (président-directeur général), Mandla Msimang, Ihab Osman, Nigel Roberts, León Sánchez (vice-président), Matthew Shears et Tripti Sinha.

Les administrateurs suivants ont présenté leurs excuses : Akinori Maemura.

Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Harald Alvestrand (agent de liaison auprès de l’IETF), Manal Ismail (agent de liaison auprès du GAC), Merike Käo (agent de liaison auprès du SSAC) et Kaveh Ranjbar (agent de liaison auprès du RSSAC).

Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).

Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Susanna Bennett (vice-présidente senior et directrice d’exploitation), Michelle Bright (directrice de la coordination des contenus du Conseil d’administration), Xavier Calvez (directeur financier), Franco Carrasco (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Mandy Carver (vice-présidente senior en charge de la relation avec les gouvernements et les organisations intergouvernementales (OIG)), James Caulfield (vice-président en charge de la gestion des risques), Sally Newell Cohen (vice-présidente senior en charge de la communication mondiale), David Conrad (directeur de la technologie), Sally Costerton (conseillère principale du président et vice-présidente senior en charge de la relation avec les parties prenantes mondiales), Sam Eisner (conseiller juridique adjoint), Sean Freeark (gestionnaire de la sécurité régionale – Europe/Amérique latine/Caraïbes), Simon Garside (vice-président en charge des opérations de sécurité), John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire), Aaron Jimenez (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Sheila Johnson (conseillère juridique adjointe), Vinciane Koenigsfeld (directrice senior des opérations du Conseil d'administration), David Olive (vice-président senior en charge du soutien à l'élaboration de politiques), Wendy Profit (gestionnaire senior des opérations du Conseil d'administration), Erika Randall (conseillère juridique associée), Ashwin Rangan (vice-président senior du département Ingénierie et directeur de l’information), Lisa Saulino (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Jennifer Scott (conseillère principale), Amy Stathos (conseillère juridique adjointe), Theresa Swinehart (vice-présidente senior en charge de la stratégie multipartite et des initiatives stratégiques), Nick Tomasso (vice-président en charge des opérations liées aux réunions mondiales et directeur général pour le Moyen-Orient et l’Afrique) et Gina Villavicencio (vice-présidente senior en charge de la gestion mondiale des ressources humaines).

1. Ordre du jour principal :
   1. Impact du Covid-19 sur l’ICANN68
      • Fondements des résolutions 2020.04.08.01 à 2020.04.08.03

1. Ordre du jour principal :

   1. Impact du Covid-19 sur l’ICANN68

      Le président a présenté l’ordre du jour et des membres de l’équipe de direction de l’organisation ICANN ont exposé au Conseil d’administration la situation liée au coronavirus Covid-19 à l’échelle mondiale et ses conséquences sur l’ICANN68. Göran Marby et Theresa Swinehart ont examiné les discussions que l’organisation ICANN a tenues avec les dirigeants des organisations de soutien et comités consultatifs et avec d’autres membres de la communauté sur l’ICANN68 à la lumière de la propagation continue du Covid-19 et des différents appels à « rester chez soi » et mesures de confinement à travers le monde limitant la circulation et le rassemblement des personnes sauf afin de bénéficier de services essentiels.

      Dans le cadre de cet exposé, David Olive a indiqué que, sur la base des discussions menées avec les dirigeants des SO/AC, il semblait y avoir un accord sur le fait que l’ICANN68 ne devait pas ressembler à l’ICANN67, même concernant la durée de la réunion. Les retours suggéraient aussi à l’organisation ICANN de trouver des méthodes originales résolvant les problèmes liés à l’identification de fuseaux horaires adéquats pour la tenue des séances de la réunion et de déterminer la meilleure façon d’optimiser la participation dans un environnement virtuel. Existait également un soutien général en faveur d’une approche modifiée flexible du forum de politiques, avec un calendrier axé sur des dialogues intercommunautaires sur des sujets clés accompagnés de réunions supplémentaires des SO/AC se concentrant sur des questions pour lesquelles un processus actif d’élaboration de politiques est en cours.

      L’exposé de l’organisation ICANN au Conseil d’administration comprenait aussi des discussions sur les différences logistiques entre l’ICANN67 et l’ICANN68. Nick Tomasso a expliqué que la différence la plus importante est que pour l’ICANN67, l’organisation ICANN a été en mesure de rassembler l’équipe technique et les interprètes dans un même lieu pour effectuer ce qui se fait généralement lors d’une réunion de l’ICANN en matière audiovisuel et avec le matériel d’interprétation, par exemple. Nick a souligné que cela ne serait pas possible pour l’ICANN68 en raison de la distanciation sociale et des appels à « rester chez soi ». Ainsi, l’organisation ICANN sera tenue d’adopter une approche totalement décentralisée pour l’organisation de l’ICANN68, ce qui soulève de nouvelles difficultés, y compris d’éventuels problèmes en termes de bande passante et d’infrastructure pour le personnel de l’organisation ICANN et les prestataires chargés d’apporter un soutien à la réunion. Ashwin Rangan a indiqué les mesures que l’organisation ICANN prend afin d’évaluer ces potentiels problèmes de technologie et d’infrastructure et afin de développer de nouveaux moyens pour y remédier.

      Le Conseil d’administration a engagé des discussions concernant la marche à suivre pour l’ICANN68, notamment des discussions sur la mesure dans laquelle les aspects liés aux fuseaux horaires étaient pris en compte, et sur le processus de notification aux hôtes locaux des décisions prises par le Conseil d’administration.

      Sarah Deutsch a proposé et Léon Sanchez a appuyé les résolutions proposées. Après en avoir discuté, le Conseil d’administration a pris la décision suivante :

      Attendu que le 23 juin 2018, le Conseil d’administration de l’ICANN a approuvé la passation de marchés pour l’organisation ICANN à l’appui de la réunion ICANN68 à Kuala Lumpur, en Malaisie (https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2018-06-23-en#1.e). Dans le cadre de la stratégie des réunions, le Forum de politiques ICANN68 est prévu pour 2020.

      Attendu que le Conseil d’administration de l’ICANN est responsable de la décision de changer le lieu d’une réunion publique de l’ICANN une fois qu’un tel lieu de réunion a été approuvé pour la passation de marchés et annoncé.

      Attendu qu’en décembre 2019, une nouvelle souche de coronavirus, dénommée COVID-19, est apparue et que le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré la pandémie. À partir du 7 avril 2020, il y a eu des cas confirmés de COVID-19 dans 184 pays ou territoires du monde entier, avec près de 1 400 000 cas confirmés. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes se trouvent sous la modalité « rester à la maison », respectant le confinement, dans le but d’éviter le contact avec les autres, sauf pour recevoir des services essentiels tels que des soins médicaux ou pour acheter des provisions. Les écoles et les bureaux sont fermés, les rassemblements sont interdits et les voyages internationaux sont en grande partie interrompus. Nous ne savons pas quand les voyages ou les réunions en personne seront autorisés ou possibles. En ce qui concerne Kuala Lumpur, la Malaisie a issu un ordre de contrôle des mouvements qui sera en vigueur au moins jusqu’au 14 avril 2020 et qui interdit des réunions comme l’ICANN68. La durée de l’ordre de contrôle des mouvements a déjà été prolongée une fois.

      Attendu qu’en tant qu’organisation avec du personnel et des parties prenantes du monde entier, l’organisation ICANN a convoqué en janvier 2020 une équipe de gestion de crises adaptative (A-CMT) afin d’aider l’ICANN à faire le suivi et à atténuer l’impact du COVID-19 sur le travail de l’ICANN.

      Attendu que l’organisation ICANN, par l’intermédiaire de l’équipe A-CMT, a informé le Conseil d’administration de l’état actuel du COVID-19 sur le travail de l’ICANN, y compris les impacts potentiels sur l’ICANN68. L’organisation ICANN a également consulté les équipes de direction des diverses structures communautaires de l’ICANN (nos comités consultatifs, organisations de soutien, groupes de parties prenantes et unités constitutives) au sujet de la planification de l’ICAN68 face à la pandémie.

      Attendu que le Conseil d’administration reconnaît que la pandémie de COVID-19 a déjà eu un impact sur d’autres opportunités prévues pour que la communauté de l’ICANN puisse poursuivre son travail en personne. L’ICANN67 s’est tenue sous format virtuel ; le Forum DNS du Moyen-Orient a été annulé ; le Sommet de la GDD (prévu pour mai 2020) a été reporté ; une réunion intersessions pour le Comité de nomination a été annulée ; aucune autre réunion intersessions ne peut être programmée pour le moment. Dans la mesure du possible, l’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN ont été en communication pour traiter de ces changements de calendrier.

      Attendu qu’à l’heure actuelle, il ne semble pas possible ou faisable de convoquer la réunion ICANN68 en personne à Kuala Lumpur, en Malaisie, comme prévu.

      Attendu que l’organisation ICANN a réussi à transformer l’ICANN67 en une réunion virtuelle, qui a servi comme un test utile pour la communauté de l’ICANN sur la façon de planifier, programmer et exécuter une réunion publique de l’ICANN dans un environnement entièrement virtuel. Lors de ses consultations avec les dirigeants de la communauté de l’ICANN, l’organisation ICANN a demandé les commentaires de la communauté sur la façon d’utiliser les leçons tirées de l’ICANN67 pour concevoir les futures réunions virtuelles nécessaires en fonction de la pandémie, compte tenu de l’objectif de chaque réunion publique.

      Attendu que l’organisation ICANN signale qu’en raison des exigences actuelles en matière de distanciation sociale, l’organisation ICANN est incapable de tenir une réunion virtuelle à partir d’un emplacement unique, et qu’un modèle d’exécution décentralisé peut nécessiter des changements de format. En outre, et compte tenu du fait que l’ICANN68 est censée être le Forum de politiques annuel, les dirigeants de la communauté ont manifesté le soutien général à un format de réunion virtuel, flexible et modifié, centré sur les dialogues intercommunautaires sur les principaux sujets politiques, complété par un programme de séminaires thématiques en ligne et de réunions régulières de travail en ligne prévues autour des séances clés.

      Attendu que l’organisation ICANN rend compte au Conseil d’administration qu’elle poursuit sa planification opérationnelle interne ainsi que la consultation avec la communauté sur la meilleure façon de concevoir un Forum de politiques permettant d’atteindre les objectifs prévus et soutenant le travail continu en matière d’élaboration d’avis et de politiques.

      Attendu que le Conseil d’administration comprend l’importance des interactions en personne ainsi qu’il est prévu pour les réunions publiques de l’ICANN.

      Il est résolu (2020.04.08.01) que le Conseil d’administration confirme que l’ICANN68 ne se tiendra pas en personne, et charge le Président-directeur général de l’ICANN, ou son ou ses représentants, de prendre toutes les mesures nécessaires pour annuler la réservation du site de la réunion ainsi que les dispositions prises pour une réunion en personne à Kuala Lumpur, en Malaisie.

      Il est résolu (2020.04.08.02) que le Conseil d’administration charge le Président-directeur général de l’ICANN, ou son ou ses représentants, de coordonner avec la communauté de l’ICANN la meilleure façon d’organiser l’ICANN68 pour atteindre les résultats attendus d’un Forum de politiques de l’ICANN, y compris la poursuite de l’élaboration de politiques de l’ICANN et le travail de conseil, et les mises à jour sur les jalons et les priorités convenues par la communauté pour la réunion. Le Président-directeur général de l’ICANN est également chargé de poursuivre la planification opérationnelle interne afin de soutenir la mise en œuvre du Forum de politiques ICANN68 de manière distribuée dans le but de répondre aux résultats attendus autant que possible.

      Il est résolu (2020.04.08.03) que le Conseil d’administration remercie l’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN pour l’attention portée à cette importante question. Le Conseil d’administration tient également à remercier les hôtes et les lieux prévus pour l’ICANN68 à Kuala Lumpur, en Malaisie, pour leur compréhension de la nécessité d’annuler les plans pour que l’ICANN68 soit tenue en personne. Nous espérons qu’à l’avenir nous pourrons revenir et visiter votre ville pour héberger une réunion publique de l’ICANN.

      Tous les membres du Conseil d’administration ont voté en faveur des résolutions 2020.04.08.01 à 2020.04.08.03. Akinori Maemura n’était pas disponible pour voter les résolutions. Les résolutions ont été adoptées.

      Fondements des résolutions 2020.04.08.01 et 2020.04.08.03

      Le Conseil d’administration prend cette mesure aujourd’hui à la suite de l’épidémie de COVID-19, considérée comme une pandémie par l’Organisation mondiale de la santé. Bien que le Conseil d’administration reconnaisse et maintienne la valeur des interactions en personne lors des réunions publiques de l’ICANN, et l’avancement du travail communautaire de l’ICANN qui se produit lors de ces réunions, nous ne pouvons pas poursuivre avec l’organisation d’une réunion en personne au détriment de la santé des participants, des membres du personnel de l’ICANN, et du pays hôte. Tout comme le Conseil d’administration a déjà envisagé de déplacer les réunions en raison de l’émergence du virus Zika, la santé et la sécurité doivent être la préoccupation principale.

      Au moment de la décision du Conseil d’administration, l’épidémie de COVID-19 de décembre 2019 comptait près de 1 400 000 cas confirmés dans 184 pays et territoires. Chaque jour, il y a des nouvelles actualisées sur la propagation du virus et la réponse mondiale à la pandémie. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes se trouvent sous une ou autre forme de confinement qui implique rester à la maison dans le but d’éviter le contact avec les autres, sauf pour recevoir des services essentiels tels que des soins médicaux ou pour acheter des provisions. Les écoles et les bureaux sont fermés, les rassemblements sont interdits et les voyages internationaux sont en grande partie interrompus. À l’organisation ICANN, tous les bureaux sont fermés (sauf pour les tâches essentielles) et le personnel travaille à distance. Le personnel ayant des enfants d’âge scolaire est censé s’occuper de ses enfants et, dans de nombreux cas, de leur éducation. Beaucoup de personnes au sein de la communauté de l’ICANN connaissent ces mêmes impacts. Un grand nombre peut également être affecté par l’infection de leur famille et leurs amis. La pandémie nous concerne tous.

      En ce qui concerne spécifiquement la Malaisie, il y a un ordre de contrôle des mouvements en vigueur au moins jusqu’au 14 avril 2020, ce décret interdisant des réunions comme l’ICANN68. La durée de l’ordre de contrôle des mouvements a déjà été prolongée une fois. Nous ne pouvons pas savoir aujourd’hui si les citoyens de la planète seront en mesure de voyager en juin 2020, et nous ne pouvons pas non plus savoir si l’ordre de contrôle des mouvements restera en vigueur au moment prévu pour la réunion ICANN68. Compte tenu de la réalité mondiale, il n’y a aucun moyen pour que l’ICANN puisse planifier de manière responsable une réunion en personne pour l’ICANN68.

      À la suite de la décision du Conseil d’administration de février 2020 d’annuler la composante « en personne » de l’ICANN67 et d’enjoindre l’organisation ICANN à la mise en place d’une réunion virtuelle, l’ICANN67 a été convoquée de manière virtuelle. De nombreuses leçons très importantes ont été tirées de cette expérience. Le Conseil d’administration de l’ICANN demande à l’organisation ICANN de continuer sa consultation avec les dirigeants de la communauté de l’ICANN sur la façon d’utiliser les leçons tirées de l’ICANN67 dans le but de concevoir les futures réunions virtuelles nécessaires en fonction de la pandémie, compte tenu de l’objectif de chaque réunion publique.

      À ce jour, les dirigeants de la communauté ont indiqué un soutien général à une réunion virtuelle flexible et modifiée pour le format du Forum de politiques de l’ICANN68, un calendrier qui met l’accent sur les dialogues intercommunautaires concernant les principaux sujets politiques, complété par un programme de séminaires Web thématiques et des réunions de travail en ligne régulières prévues autour des séances clés. L’organisation ICANN elle-même aura besoin de planifier différemment la façon d’exécuter un Forum de politiques virtuel dans le respect de l’objectif prévu et soutenant le travail continu en matière d’élaboration d’avis et de politiques. En raison des exigences de distanciation sociale ainsi que de l’impossibilité de voyager, l’organisation ICANN ne sera pas en mesure de planifier un centre d’opérations centralisé pour répondre aux besoins de la communauté de l’ICANN. Au lieu de cela, l’organisation ICANN prévoit des opérations distribuées pour une réunion, ce qui nécessite une coordination logistique importante.

      Avant de prendre cette décision, le Conseil d’administration a reçu des documents d’information de l’organisation ICANN sur des domaines tels que l’impact du COVID-19, les conversations avec la communauté de l’ICANN et la planification opérationnelle pour une réunion distribuée.

      Nous tenons à remercier la communauté de l’ICANN pour son engagement à conclure une réunion ICANN67 réussie et pour son dévouement continu dans le développement d’un forum stratégique ICANN68 significatif et productif, même si nous ne pouvons pas nous rencontrer en personne. La communauté de l’ICANN a joué un rôle primordial dans un mouvement mondial vers la collaboration virtuelle.

      Le Conseil d’administration de l’ICANN remercie le comité hôte ainsi que notre communauté de la région Asie-Pacifique (APAC) qui a travaillé sans relâche pour accueillir cette réunion à Kuala Lumpur. Nous apprécions leur compréhension et espérons retourner à la région APAC en 2021 dès que nous le pourrons.

      Cette action s’incrit dans le cadre de la mission de l’ICANN et de l’intérêt public, car elle est la seule voie pour s’assurer que le travail de la communauté de l’ICANN continue comme prévu. Il s’agit de la décision appropriée à de nombreux niveaux, de ne pas mettre le personnel de l’organisation ICANN en danger, risquant devoir détourner les ressources et l’attention de l’organisation ICANN vers une réponse à l’épidémie de COVID-19 au sein de l’organisation ICANN ou de la communauté ; jusqu’à prendre des mesures responsables et appropriées pour contribuer à se protéger contre la pandémie mondiale.

      Les répercussions de cette décision sur les ressources font l’objet d’une quantification. Toutefois, les ressources nécessaires pour soutenir le Forum politique ICANN68 conçues de manière appropriée et déjà allouées pour l’ICANN68 sont censées varier dans les rangs prévus au budget de l’ICANN. Cette décision n’aura aucune incidence sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du DNS.

      Il s’agit d’une décision administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.

   Le président a levé la séance.